jueves, 16 de febrero de 2012

Límites de tamaño en Google Docs


Origen
A pesar de su uso generalizado de Google docs, muchas veces no se conocen suficientemente bien los términos de uso, por ejemplo los límites en el tamaño de archivos que admite o el límite total de almacenamiento. Esto es importante porque cuando queramos importar a Google Docs un documento elaborado en otro paquete ofimático, quizá tengamos problemas precisamente por su tamaño.
Estos son los datos a tener en cuenta: 
El tamaño total de almacenamiento gratuíto en Google Docs es de  
1 Gb pero tenemos que tener en cuenta que sólo los archivos subidos desde nuestro disco duro se contabilizan para este límite. Es decir, los creados en GDocs no ocupan espacio. Podemos crear tantos como queramos.
¿Dónde podemos ver el espacio que aún nos queda? Dentro de Gdocs, clicamos en la icono de configuración :
y en menú que emerge, en "Configuración", y encontraremos lo que buscamos :
Otras cuestiones:
En cuanto a los documentos, el soporte de Google Docs nos dice lo siguiente :
Documentos: 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o el tamaño de fuente. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden superar los 2 MB.

Hojas de cálculo: 400.000 celdas, con un máximo de 256 columnas por hoja. Las hojas de cálculo subidas que se conviertan en hojas de cálculo de Google Docs no pueden ocupar más de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y 256 columnas 


Presentaciones: las presentaciones creadas en Google Docs pueden ser de hasta 10 MB, lo que equivale a 200 diapositivas. Los archivos de presentación subidos que se conviertan en formato de presentaciones de Google Docs también pueden ser de hasta 10 MB.


Dibujos: hasta ahora, ningún usuario ha creado un dibujo que fuera demasiado grande (pero no te lo tomes como un desafío).

Otros archivos:
Los archivos que subas sin convertir al formato de Google Docs pueden tener un tamaño de hasta 10 GB cada uno.
Este límite para los archivos que subas es superior al almacenamiento gratuito que se proporciona a cada usuario de Google Docs. Cada usuario recibe una cuota gratuita de almacenamiento de 1 GB para sus archivos y puede comprar espacio adicional de Google Docs para subir archivos de mayor tamaño.




Colaborar con Google docs sin Gmail

Con esta entrada voy a dar una pequeña receta para todos aquellos que se quieren iniciar en los trabajos colaborativos de forma muy sencilla. Supongamos que estamos trabajando con alumnos cuya edad no permite la creación de una cuenta de correo electrónico en Google (según sus términos de uso, hasta el momento los menores de edad no pueden hacerlo legalmente), y queremos crear un documento colaborativo de texto, presentación, etc en Google Docs acerca de algún tema.
El procedimiento sería el siguiente: creamos el documento, le asignamos un nombre y le añadimos lo que creamos conveniente, texto, imágenes, enlaces, etc. Como el documento lo van a editar usuarios anónimos, ya que no van a acceder a ninguna cuenta Google, aconsejo separarlo en secciones con los nombres de los colaboradores para que unos no invadan el espacio de los otros :
Una vez hecho esto, clicamos en el botón "Compartir" , y en la configuración de uso compartido clicamos en "Cambiar". En la siguiente ventana tenemos que elegir, en Opciones de visibilidad "Cualquier usuario que reciba el enlace" y en Acceso "Puede editar".  Seguidamente guardamos.

En la ventana que se abre a continuación, el documento nos proporciona el enlace que tenemos que dar a nuestros alumnos para acceder a la edición del documento.


https://docs.google.com/document/d/1Aw0G9vovDhE5vybt9ox7Q0peUK4JA9o9KQGIX2cQCVo/edit

Como se puede ver, esta dirección es muy larga y engorrosa de transmitir oralmente o por escrito en una pizarra. Si es de una de estas formas como tenemos que darla a nuestros alumnos, aconsejo utilizar el servicio acortador de direcciones Bit.ly, cuyo funcionamiento ya expliquéí en un anterior post . De esta manera conseguiremos una dirección mucho más accesible:
Os invito a que entréis en el documento y probéis la edición anónima colaborativa.
Hay otras opciones, como la aplicación QikPad, de la que escribe Luz Cervigón en un post de su blog  , pero sin la potencia del paquete ofimático en la nube de Google.
Actualización (19-1-2012): Cómo insertar imágenes


Vamos a aclarar el procedimiento de insertación de imágenes en documentos compartidos anónimamente ya que no es el mismo que accediendo mediante una cuenta de Google.

Si accedemos con nuestra cuenta, en los documentos o presentaciones podemos insertar imágenes mediante su dirección URL, haciendo una búsqueda integrada en Google, a través del archivo de imágenes de Google  o subiendo una imagen desde nuestro equipo.

Cuando editamos de forma anónima una presentación, desaparece cualquier opción de insertar imágenes desde el propio documentos, pero hay soluciones. Una de ellas es buscando una imagen en internet y cuando la tenemos, copiarla (ratón sobre la imagen y botón derecho "Copiar Imagen"), y pegarla mediante la combinación de teclas CRTL+V en una diapositiva de la presentación. La otra es, usando Google Chrome como navegador, arrastrar dicha imagen con el ratón a una diapositiva. 
En un documento de texto, la inserción de imágenes la podemos hacer como en el caso anterior, o utilizando el menú Insertar --> Imágen (aquí sí que existe) e insertar por URL, buscando en Google o buscando en archivo.
Os he hecho un par de vídeos con el procedimiento :


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